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"Der Bayerische Weg"
Ehrenamt schützen, Vereine stärken, Datenschutz mit Augenmaß
Mit dem Bayerischen Weg der Datenschutz-Grundverordnung stärkt die Staatsregierung Vereine und Ehrenamtliche. Die bayernweiten Sonderregelungen im Überblick
Die europäische Datenschutz-Grundverordnung hat bei vielen Vereinen für Verunsicherung gesorgt. Die sogenannte DSGVO ist seit dem 25. Mai geltendes europäisches Recht. Wir nehmen es nicht hin, dass solche Bürokratisierung Vereine in Bayern belastet.
Der Bayerische Weg schützt Vereine und sorgt für eine angemessene und angepasste Anwendung des europäischen Rechts:
- Schutz des ehrenamtlichen Engagements: Kein Amateursportverein, keine Musikkappelle muss einen Datenschutzbeauftragten bestellen.
- Hinweise und Beratung statt Sanktionen: Wer nicht auf Anhieb alles gleich richtig macht, muss nicht mit Sanktionen rechnen.
- Keine Abmahnindustrie: Eine Praxis von Abmahnanwälten, die Vereine oder Unternehmen rechtsmissbräuchlich abmahnen und abkassieren, wird die Bayerische Staatsregierung nicht hinnehmen.
- Hotline für Vereine und ehrenamtlich Tätige beim Landesamt für Datenschutzaufsicht: 0981-53-1810
- Website des Innenministeriums zum Thema Datenschutz unter diesem Link.
Tipps für Vereine
Entwarnung für Vereine – Es gibt einen Bayerischen Weg
Das müssen Sie nicht tun!
Die Bayerische Staatsregierung schützt das ehrenamtliche Engagement und lässt die Vereine nicht im Stich. Wir gehen den Bayerischen Weg:
Kein Datenschutzbeauftragter nötig bei Vereinen, wo weniger als 10 Personen für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich sind. Wer nur ab und zu Zugang zu Daten hat, wird hier nicht mit eingerechnet! Zu den 10 Personen gehören nur diejenigen, deren Kernaufgabe die Datenverwaltung ist.
Keine Einwilligungserklärung nötig: Vereine brauchen keine Erlaubnis ihrer Mitglieder einzuholen, um deren Daten erheben, verarbeiten und nutzen zu können: Dies ist durch die vertragliche Beziehung der Mitgliedschaft automatisch geregelt.
Sie brauchen also bei bestehenden Mitgliedern nicht extra eine Einwilligungserklärung einzuholen, wenn Sie weiterhin Einladungen, Newsletter etc. versenden wollen. Bei Neumitgliedern nehmen Sie einfach einen Passus im Mitgliedsantrag auf. (Ausnahme: Bei Veröffentlichung von Fotos / Mitgliederdaten auf der Webseite oder sonstigen Veröffentlichungen → hier muss Einverständnis eingeholt werden
Muster einer Einwilligungserklärung: Fotos auf Internetseite des Vereins
Muster einer Einwilligungserklärung: Mitgliederdaten auf Internetseite des Vereins
Beratung statt Sanktionen: Wenn es nicht gleich auf Anhieb klappt, wird es keine Bußgelder geben. Die Staatsregierung wird hier mit praxisnahen Unterstützungsangeboten weiterhelfen.
Wir werden eine Praxis von Abmahnanwälten, die Vereine oder Unternehmen rechtsmissbräuchlich abmahnen und abkassieren, nicht hinnehmen.
Informieren Sie neue Mitglieder über folgendes:
- welche Daten Sie
- zu welchem Zweck erheben und
- wer diese Daten einsehen kann.
Tipp: Bei bereits bestehenden Mitgliedern besteht diese Informationspflicht nicht!
Tipp: Worüber muss ich eigentlich genau informieren?
Muster-Informationsschreiben
„Welche Daten“?
In der Regel sind das:
- Name, Adresse, Geburtsdatum
- E-Mail-Adresse
- Bankverbindung
- Vereinsbereich (z.B. Turnen, Jugendchor etc.)
„zu welchem Zweck“?
In der Regel sind das:
- Mitgliederverwaltung
- Beitragsverwaltung
- Betrieb der Webseite des Vereins (über Hosting-Dienstleister) / Veröffentlichung von Fotos der Mitglieder auf der Webseite zur Außendarstellung
„wer“?
In der Regel sind das:
- die für die Mitglieds- und Beitragsverwaltung zuständigen Personen
- Hosting-Dienstleister für den Betrieb der Webseite
- ggf. Dachverbände / Dachorganisationen
Tipp: Bringen Sie diese Informationen gleich im Mitgliedsantrag unter.
Wenn Sie Fotos und ggf. Mitgliederdaten auf der Vereins-Webseite veröffentlichen wollen. Keine Einwilligung bei bestehenden Mitgliedern für Versand von Einladungen / Newslettern etc. nötig!
Muster einer Einwilligungserklärung: Fotos auf Internetseite des Vereins
Muster einer Einwilligungserklärung: Mitgliederdaten auf Internetseite des Vereins
Tipp: In der Praxis bewährt es sich, dass man die Personen, die Sie fotografieren möchten, vor der Veranstaltung (mündlich oder über einen kleinen schriftlichen Hinweis am Eingang) kurz darüber informiert, dass man Fotos macht, und zwar
- zwecks Öffentlichkeitsarbeit des Vereins, dass
- diese Fotos auf der Webseite des Vereins (oder anderen Publikationswegen) veröffentlicht werden
- und dass die Personen, die dies nicht möchten, dies jederzeit ablehnen können.
Tipp: Bei künftigen Mitgliedern: Bringen Sie diese Einwilligungserklärung gleich beim Mitgliedsantrag unter.
Dieses Verzeichnis muss mindestens folgende Informationen enthalten:
Mustertabelle
- Namen und Kontaktdaten des Vereins und ggf. Datenschutzbeauftragter (s.1. Entwarnung für Vereine)
- Um die Daten welcher Personengruppen handelt es sich?
Tipp: In der Regel gibt es bei Vereinen 2 wichtige Personengruppen:
Mitglieder
Beschäftigte
Zweck der Datenverarbeitung
Tipp: In der Regel sind das
- bei Mitgliedern: Mitgliederverwaltung, Beitragsverwaltung, Betrieb der Webseite des Vereins (über Hosting-Dienstleister) / Veröffentlichung von Fotos der Mitglieder auf der Webseite zur Außendarstellung
- bei Beschäftigten: Lohnabrechnung (über externen Dienstleister)
Welche Art von Daten wird erhoben?
Tipp: In der Regel sind das Name, Adresse, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, E-Mail-Adresse, Bankverbindung, Vereinsbereich (z.B. Turnen, Jugendchor etc.)
Welche Personengruppe bekommt die Daten noch?
Tipp: In der Regel können das bei Vereinen sein:
- Externer Dienstleister (für Lohnabrechnung)
- Steuerberater (für Beitragsverwaltung)
- ggf. Dachverbände / Dachorganisationen
wenn möglich, vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (– bei Spendenquittungen z.B. „10 Jahre“)